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/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr11 / pdox693.zip / TI795.ASC < prev    next >
Text File  |  1992-08-12  |  8KB  |  265 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.   PRODUCT  :  Paradox                                NUMBER  :  795
  9.   VERSION  :  3.0 & up
  10.        OS  :  DOS
  11.      DATE  :  August 12, 1992                          PAGE  :  1/4
  12.  
  13.     TITLE  :  Using Reports to Set up Mailing Labels
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.   The information in this technical information sheet is distilled
  19.   from the Presenting Data manual.  (See example 3-5 in Presenting
  20.   Data--also the section "Using free-form reports" in chapter 5 of
  21.   Presenting Data)
  22.  
  23.   Creating mailing labels in Paradox is a straightforward process,
  24.   provided you take all the variables involved into account.  You
  25.   will need to know:
  26.  
  27.             the height of the labels;
  28.  
  29.             the width of the labels;
  30.  
  31.             the number of labels across the page;
  32.  
  33.    and whether you will be using regular print or compressed print.
  34.  
  35.             Note for laserprinter users: laserprinters do not
  36.             usually print on the top or bottom lines of the page.
  37.             Therefore, you will need special laserprinter labels
  38.             that have a margin at the top and bottom of each page,
  39.             usually one half inch.  You must also be certain to set
  40.             your printer to the appropriate number of lines per
  41.             page, and to set appropriate margins.  (In many cases,
  42.             the factory default will be satisfactory.)
  43.  
  44.   In our example, we will assume the following:
  45.  
  46.             each label is one inch high;
  47.             there are three labels across the page;
  48.             and you will be using regular print.
  49.  
  50.   You will need to design a free-form report to create your labels.
  51.   From the main menu, follow this sequence:
  52.  
  53.   <F10> | {Report} | {Design} {TableName} {ReportNumber} | {Free-
  54.   form} type in description and press <Enter>.
  55.  
  56.   Note:  Use {Design} for new reports, and {Change} for existing
  57.   reports.
  58.  
  59.   Once in the report generator, delete all the lines from the
  60.   report.  (To delete a line, move your cursor all the way to the
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.   PRODUCT  :  Paradox                                NUMBER  :  795
  75.   VERSION  :  3.0 & up
  76.        OS  :  DOS
  77.      DATE  :  August 12, 1992                          PAGE  :  2/4
  78.  
  79.     TITLE  :  Using Reports to Set up Mailing Labels
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.   left and press Ctrl-Y.)  Your report specification should now
  85.   look something like this:
  86.  
  87.   Designing report R3 for Customer table           Report       1/1
  88.   Page Footer
  89.   ....+...10....+...20....+...30....+...40.    ....+...70....+...8*
  90.   ─page───────────────────────────────────     ────────────────────
  91.   ─form───────────────────────────────────     ────────────────────
  92.   ─form───────────────────────────────────     ────────────────────
  93.   ─page───────────────────────────────────     ────────────────────
  94.   ════════════════════════════════════════     ════════════════════
  95.  
  96.  
  97.   Next, you will need set the labels up for the proper dimensions.
  98.   The number of lines you place between the two form lines depends
  99.   upon the size of your labels.  On most printers, each line of
  100.   type is one-sixth of an inch high, so if your labels are one inch
  101.   high, you will need six lines between the form bands; if your
  102.   labels are one and a half inches high, you will need nine lines
  103.   between the form lines; and so on.  Since the labels in our
  104.   example are an inch high, we will need to leave six lines between
  105.   the two form lines.
  106.  
  107.   Note:  Some printers are set for a line height other than one
  108.   sixth of an inch.  If that is the case with your printer, use the
  109.   general formula:
  110.  
  111.   # of lines per label = (label height in inches / line height)
  112.  
  113.   Once you have inserted the correct number of lines between the
  114.   form bands, you must set the page width.  A standard portrait
  115.   page width on letter-size paper is 80 characters.  Since, in our
  116.   example, we have three labels across, we divide 80 by 3, and get
  117.   27 as the width of our labels.  So we need to set our page width
  118.   to 27:
  119.  
  120.   <F10> | {Setting} | {PageLayout} | {Width} {Ctrl-Backspace} type
  121.   in 27 and press {Enter}
  122.  
  123.   The fractional number in the top right corner of the screen
  124.   should now be 1/3, which indicates that you are on the first page
  125.   width of three.  (If the denominator is larger than three, delete
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.   PRODUCT  :  Paradox                                NUMBER  :  795
  141.   VERSION  :  3.0 & up
  142.        OS  :  DOS
  143.      DATE  :  August 12, 1992                          PAGE  :  3/4
  144.  
  145.     TITLE  :  Using Reports to Set up Mailing Labels
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.   a page width; if it is smaller, insert a page width.  Use <F10> |
  151.   {Settings} | {Pagelayout} | {Delete} | {Ok} as needed.)
  152.  
  153.   Now set the page length to Continuous:
  154.  
  155.   <F10> | {Setting} | {PageLayout} | {Length} {Ctrl-Backspace} and
  156.   type in c
  157.  
  158.   Next, you will tell Paradox that you are creating labels:
  159.  
  160.   <F10> | {Setting} | {Labels} | {Yes}
  161.  
  162.   Now you will place our fields on the form using the sequence:
  163.  
  164.   <F10> | {Field} | {Place} | {Regular} {Fieldname}
  165.  
  166.   (You may need to reformat your fields so they fit within the page
  167.   width using <F10> | {Field} | {Reformat}
  168.  
  169.   Your report specification should now look like this:
  170.  
  171.   Designing report R2 for Customer table             Report     1/3
  172.   Form Band, Field Squeeze, Line Squeeze                       City
  173.   ....+...10....+...20......*....+...10....+...20......*....+...10..
  174.   ─page─────────────────────▒──────────────────────────▒───────────
  175.   ───group Zip──────────────▒──────────────────────────▒───────────
  176.   ─form─────────────────────▒──────────────────────────▒───────────
  177.                             ▒                          ▒
  178.   A. AAAAAAAAAAAAAAA        ▒                          ▒
  179.   AAAAAAAAAAAAAAAAAAAA      ▒                          ▒
  180.   AAAAAAAAAAAAAAA, AA  AAAAA▒                          ▒
  181.   AAAAAAAAAAAA              ▒                          ▒
  182.                             ▒                          ▒
  183.   ─form─────────────────────▒──────────────────────────▒───────────
  184.   ───group Zip──────────────▒──────────────────────────▒───────────
  185.   ─page─────────────────────▒──────────────────────────▒───────────
  186.   ═════════════════════════════════════════════════════════════════
  187.  
  188.   Then set the RemoveBlanks options for LineSqueeze and
  189.   FieldSqueeze:
  190.  
  191.   <F10> | {Setting} | {RemoveBlanks} | {LineSqueeze} | {Yes} |
  192.   {Fixed}
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.   PRODUCT  :  Paradox                                NUMBER  :  795
  207.   VERSION  :  3.0 & up
  208.        OS  :  DOS
  209.      DATE  :  August 12, 1992                          PAGE  :  4/4
  210.  
  211.     TITLE  :  Using Reports to Set up Mailing Labels
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.   and:
  217.  
  218.   <F10> | {Setting} | {RemoveBlanks} | {FieldSqueeze} | {Yes}
  219.   Doing this will eliminate unwanted blank spaces on your labels.
  220.   The final step is to set the setup string for your printer:
  221.  
  222.   Use either a Predefined setup:
  223.  
  224.   <F10> | {Setting} | {Setup} | {Predefined} {Printer model}
  225.  
  226.   or a Custom setup string:
  227.  
  228.   <F10> | {Setting} | {Setup} | {Custom} {Printerport} {Setup
  229.   string}
  230.  
  231.             Note for laserprinter users:  If you are using a
  232.             laserprinter, you must at least send the "Clear/Reset"
  233.             string (\027E).
  234.  
  235.   Now press F2 to save the report.  You are ready to print:
  236.  
  237.   <F10> | {Report} | {Output} {Tablename} | {Printer}
  238.  
  239.   That's all there is to it.
  240.  
  241.   DISCLAIMER: You have the right to use this technical information
  242.   subject to the terms of the No-Nonsense License Statement that
  243.   you received with the Borland product to which this information
  244.   pertains.
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
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  253.  
  254.  
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  257.  
  258.  
  259.  
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  265.